Kostenvoranschlag erstellen – Was Handwerker wissen müssen

Kostenvoranschlag oder Angebot – viele Handwerker verwenden die Begriffe synonym. Das ist ein Fehler, der teuer werden kann. Wir erklären den Unterschied, was rechtlich gilt, welche Angaben rein müssen und wie du einen korrekten Kostenvoranschlag schnell erstellst.

Kostenvoranschlag vs. Angebot – der wichtige Unterschied

Das ist der Punkt, der die meisten überrascht:

• Angebot (verbindlich): Wenn der Kunde dein Angebot annimmt, bist du an den genannten Preis gebunden. Du kannst nicht einfach nachträglich mehr verlangen.
• Kostenvoranschlag (unverbindlich): Nach § 650c BGB darfst du bis zu 20 % vom veranschlagten Preis abweichen, ohne den Kunden vorher informieren zu müssen. Mehr als 20 % Überschreitung musst du aber ankündigen – der Kunde darf dann kündigen.

Wann welches? Wenn du die Kosten gut einschätzen kannst: Angebot. Wenn noch Unbekannte da sind (z.B. Wasserschaden, Aufmaß erst beim Aufmachen der Wände): Kostenvoranschlag.

Was muss in einen Kostenvoranschlag rein?

Rechtlich gibt es keine strikte Form, aber diese Angaben sollten immer dabei sein:

• Deine Firmendaten: Name, Adresse, Steuernummer, Kontakt
• Kundendaten: Name und Anschrift
• Datum und Kostenvoranschlagsnummer
• Beschreibung der Leistung: Was soll gemacht werden?
• Geschätzte Kosten: Aufgeschlüsselt nach Lohn und Material
• MwSt.-Ausweis: Netto, Steuer, Brutto
• Hinweis auf Unverbindlichkeit:"Dieser Kostenvoranschlag ist unverbindlich und kann um bis zu 20 % abweichen."
• Gültigkeitsdauer (z.B. 4 Wochen)

Vorlage: So sieht ein professioneller Kostenvoranschlag aus

Hier ein Beispiel, wie ein typischer Kostenvoranschlag für Malerarbeiten aufgebaut ist:

Darf ich für einen Kostenvoranschlag Geld verlangen?

Ja – aber nur, wenn du das vorher kommunizierst. In vielen Gewerken ist der Kostenvoranschlag kostenlos. Du kannst aber eine Aufwandspauschale berechnen, wenn die Erstellung aufwändig ist (z.B. komplexes Aufmaß, Fahrt zur Baustelle). Wichtig: Den Kunden vorher informieren, sonst gibt es Streit.

Üblich: Bei einem späteren Auftrag wird die Kostenvoranschlags-Gebühr angerechnet.

Was passiert bei Preisüberschreitung?

Bis 20 % Überschreitung: Kein Problem, du musst nicht vorher fragen.

Ab 20 % Überschreitung: Du musst den Kunden unverzüglich informieren (§ 650b BGB). Der Kunde hat dann das Recht, den Vertrag zu kündigen. Er zahlt dann nur die bereits erbrachten Leistungen.

Praxistipp: Wenn du merkst, dass der Preis steigt, ruf den Kunden sofort an. Überraschungen bei der Rechnung zerstören Vertrauen – ein kurzes Telefonat bewahrt die Kundenbeziehung.

Kostenvoranschlag per E-Mail verschicken – was beachten?

Ein Kostenvoranschlag per E-Mail ist rechtlich genauso wirksam wie ein Brief – solange der Inhalt stimmt. Praktische Tipps:

• Immer als PDF verschicken, nicht als Word-Datei. PDFs lassen sich nicht unabsichtlich verändern und sehen auf allen Geräten gleich aus.
• Betreffzeile klar formulieren: „Kostenvoranschlag Nr. KV-2026-042 – Malerarbeiten Birkenweg 5"
• Im E-Mail-Text kurz erwähnen, dass die Gültigkeitsfrist im Dokument steht.
• Lesebestätigung anfordern oder nach 3–5 Werktagen kurz nachtelefonieren.

Häufige Fehler beim Kostenvoranschlag

• Kein Hinweis auf Unverbindlichkeit: Ohne diesen Satz kann das Gericht den KV wie ein verbindliches Angebot behandeln.
• Keine Gültigkeitsdauer: Materialpreise steigen. Ohne Datum kannst du nach 3 Monaten zu alten Konditionen in die Pflicht genommen werden.
• Zu ungenaue Beschreibung: „Badezimmer renovieren" reicht nicht. Schreib auf: welche Flächen, welche Arbeiten, welches Material.
• Preisüberschreitung still verschweigen: Kunden reagieren auf Überraschungen bei der Rechnung mit Reklamationen und schlechten Bewertungen.
• Kostenvoranschlag und Angebot mischen: Entweder klare Kennzeichnung als KV (unverbindlich) oder als Angebot (verbindlich) – nie beides gleichzeitig.

Kann ich einen Kostenvoranschlag nachträglich ändern?

Solange der Kunde den Auftrag noch nicht erteilt hat: Ja, du kannst einen neuen KV ausstellen und den alten für ungültig erklären. Am besten per E-Mail mit dem Hinweis „Dieser Kostenvoranschlag ersetzt KV-Nr. XY vom Datum."

Sobald der Auftrag erteilt wurde, gelten die Regeln der Preisüberschreitung (s. oben). Eine einseitige Erhöhung ohne Ankündigung ist dann nicht mehr möglich.

KV, Festpreis oder Regieabrechnung – was passt wann?

Viele Handwerker kennen nur zwei Optionen: Angebot oder Kostenvoranschlag. Es gibt aber noch eine dritte Abrechnungsform, die in der Praxis oft sinnvoll ist:

• Kostenvoranschlag (unverbindlich): Geeignet, wenn der Aufwand noch nicht genau absehbar ist – zum Beispiel bei Wasserschäden, Altbausanierungen oder offenen Wänden. Du schätzt die Kosten, hast aber Spielraum von ±20 %.
• Festpreisangebot (verbindlich): Für klar definierte Arbeiten mit bekanntem Aufwand. Vorteil für den Kunden: er kennt den Endpreis. Vorteil für dich: schnelle Entscheidung, kein Nachverhandeln.
• Regieabrechnung (nach Aufwand): Du berechnest Stunden und Material am Ende. Sinnvoll bei unvorhersehbaren Arbeiten – aber viele Kunden scheuen sich davor, weil der Endpreis offen bleibt. Kommuniziere dann vorab einen ungefähren Stundenrahmen.

Faustregel: Je klarer die Aufgabe, desto eher ein verbindliches Angebot. Je mehr Unbekannte, desto eher KV oder Regieabrechnung – immer mit Schätzrahmen für den Kunden.

Kostenvoranschlag je nach Gewerk – was ist zu beachten?

Die Grundstruktur eines KV ist immer gleich – aber je nach Gewerk gibt es Besonderheiten:

• Elektriker: Materialpreise schwanken stark (Kabel, Sicherungstechnik). Gültigkeitsdauer nicht zu lang setzen (max. 2 Wochen). Bei größeren Projekten: Aufmaß vor dem KV ist Pflicht. Mehr für Elektriker
• Maler: Flächenangaben (m²) genau aufführen. Untergrundbehandlung immer separat ausweisen – ist oft die unterschätzte Kostenstelle. Mehr für Maler
• Sanitär / SHK: Lieferzeiten für Sanitärprodukte einplanen. Im KV ggf. vermerken, dass Materialpreise nach Herstellerliste zum Zeitpunkt der Ausführung gelten. Mehr für SHK
• Schreiner / Tischler: Holzpreise und Zuschläge für Sondermaße im KV klar kennzeichnen. Änderungswünsche des Kunden nach KV-Erstellung immer schriftlich bestätigen. Mehr für Schreiner
• Dachdecker: Gerüstkosten als separate Position, da diese oft unterschätzt werden. Witterungshinweis ergänzen, wenn Termine wetterabhängig sind. Mehr für Dachdecker

Allen Gewerken gemeinsam: Je detaillierter dein KV, desto weniger Rückfragen und Nachverhandlungen – und desto höher die Abschlussquote.

Kostenvoranschlag schnell erstellen – so geht's heute

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Häufige Fragen (FAQ)