Vorlage & Tools
Angebot Vorlage Word & Excel – kostenlos nutzen (und warum viele Handwerker umsteigen)
Du willst eine fertige Angebotsvorlage für Word oder Excel – kostenlos, sofort einsetzbar. Die gibt es hier. Und weil du schon dabei bist: wir zeigen dir auch, warum viele Betriebe inzwischen keine Vorlagen mehr nutzen.
Inhalt
- Was muss eine Angebotsvorlage enthalten?
- Word-Vorlage: Aufbau und Checkliste
- Excel-Vorlage: Wann macht sie Sinn?
- Das Problem mit Word und Excel
- Die Alternative: KI schreibt das Angebot
- Häufige Fragen zur Angebotsvorlage
1. Was muss eine Angebotsvorlage enthalten?
Ein Angebot ist ein rechtsverbindliches Dokument. Sobald der Kunde es annimmt, gilt der Vertrag – egal ob per Handschlag, E-Mail oder Unterschrift. Deshalb müssen bestimmte Angaben zwingend drinstehen:
Pflichtangaben im Angebot:
Kleinunternehmer nach § 19 UStG schreiben stattdessen: "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." — dann entfällt die MwSt.-Zeile.
2. Word-Vorlage: Aufbau und Checkliste
Eine gute Word-Vorlage für Angebote hat eine klare Struktur, die du für jeden Auftrag nur anpassen musst. So sollte der Aufbau aussehen:
Kopfbereich
Dein Logo (optional), Name, Adresse, Telefon, E-Mail, Steuernummer – rechts daneben oder darunter.
Empfänger
Name und Adresse des Kunden – linksbündig, damit es wie ein Briefumschlag-Fenster wirkt. Professionell und üblich.
Betreffzeile
Fett, klar. Z. B. "Angebot Nr. 2026-042 – Badsanierung Musterstraße 5". Angebotsnummer hilft bei der Buchhaltung.
Positionstabelle
Spalten: Pos.-Nr. | Beschreibung | Menge | Einheit | Einzelpreis | Gesamtpreis. Das ist das Herzstück.
Preis-Zusammenfassung
Netto-Summe, MwSt. (19 %), Brutto-Summe. Klar und gut lesbar – am besten rechtsbündig oder in einer Box.
Schlusstext
Gültigkeitsdatum, Zahlungsbedingungen, kurzer freundlicher Satz. Z. B.: 'Wir freuen uns auf Ihren Auftrag.'
Tipp zur Word-Vorlage
Speichere die Datei als .dotx (Word-Vorlage) statt .docx. Dann öffnet sie sich immer als Kopie und du überschreibst nie versehentlich das Original.
3. Excel-Vorlage: Wann macht sie Sinn?
Excel hat gegenüber Word einen klaren Vorteil: Formeln. Du gibst Menge und Einzelpreis ein – Excel rechnet automatisch Gesamtpreis, Zwischensumme, MwSt. und Brutto. Das spart Zeit und verhindert Rechenfehler.
Excel-Vorlagen lohnen sich besonders wenn:
- Deine Angebote viele Positionen haben (10+)
- Du Materialkosten und Arbeitszeit getrennt kalkulierst
- Du mit schwankenden Mengen arbeitest (z. B. m², Stunden)
- Du Aufschläge oder Rabatte automatisch berechnen willst
Das Problem: Excel-Angebote sehen im PDF-Export oft unprofessionell aus. Die Zellenlinien, Schriftarten und Abstände stimmen selten auf Anhieb. Du brauchst ein paar Stunden, um das sauber zu formatieren.
4. Das Problem mit Word und Excel
Vorlagen lösen das Formatierungsproblem – aber nicht das eigentliche Problem: Angebote schreiben kostet Zeit.
Selbst mit einer guten Vorlage dauert ein typisches Handwerkerangebot 30–60 Minuten. Du musst:
- Kundendaten eintragen (Name, Adresse)
- Jede Leistungsposition einzeln beschreiben
- Preise nachschlagen oder schätzen
- Mengen ausrechnen
- Auf Vollständigkeit und Fehler prüfen
- Als PDF speichern und versenden
Wer 4 Angebote pro Woche schreibt, verbringt damit 2–4 Stunden – meist abends nach der eigentlichen Arbeit. Das sind über 100 Stunden im Jahr nur für die Büroarbeit.
5. Die Alternative: KI schreibt das Angebot
Statt eine Vorlage auszufüllen, beschreibst du einfach kurz den Auftrag – und die KI erstellt das fertige Angebot. In der Praxis sieht das so aus:
Beispiel-Eingabe:
"Badezimmer fliesen, ca. 12 m², Boden und Wände, Einfamilienhaus Müller in München"
Das generiert AngebotHero automatisch:
Das dauert unter 2 Minuten. Du prüfst das Angebot, passt Preise an wenn nötig, und exportierst es als PDF.
Die ersten 3 Angebote sind kostenlos – ohne Kreditkarte, ohne Abo:
3 Angebote gratis · keine Kreditkarte · sofort nutzbar
Word / Excel vs. AngebotHero – Vergleich
| Kriterium | Word / Excel | AngebotHero |
|---|---|---|
| Zeit pro Angebot | 30–60 Min. | unter 2 Min. |
| Positionsbeschreibungen | Manuell eingeben | KI schreibt automatisch |
| Preiskalkulation | Selbst recherchieren | Marktpreise eingebaut |
| PDF-Export | Oft unsauber | Professionell, sofort |
| Angebotsnummer | Manuell verwalten | Automatisch vergeben |
| Kosten | 0 € (aber Zeitkosten!) | 0 € für 3 Angebote |
| Lernkurve | Vorlage einrichten | Sofort nutzbar |
Häufige Fragen zur Angebotsvorlage
Welche Pflichtangaben muss eine Angebotsvorlage enthalten?
Eine rechtssichere Angebotsvorlage braucht: Name und Adresse des Auftragnehmers, Name und Adresse des Kunden, Angebotsnummer und -datum, genaue Leistungsbeschreibung mit Mengen und Einheiten, Einzelpreise und Gesamtpreis (netto + MwSt. + brutto), Zahlungsbedingungen, Gültigkeitsdatum des Angebots sowie deine Steuernummer oder USt-ID.
Ist eine Word-Vorlage rechtlich ausreichend für ein Angebot?
Ja – das Format spielt rechtlich keine Rolle. Entscheidend ist der Inhalt. Sobald alle Pflichtangaben enthalten sind und der Kunde das Angebot annimmt, ist der Vertrag gültig. PDF ist aber professioneller, weil es nicht versehentlich bearbeitbar ist.
Wie lange ist ein Angebot gültig?
Wenn du keine Frist angibst, gilt das Angebot 'angemessene Zeit' – in der Praxis etwa 2–4 Wochen. Besser: immer ein konkretes Datum angeben, z. B. 'Dieses Angebot ist gültig bis zum [Datum]'. Das schützt dich vor Preisänderungen bei Material.
Word oder Excel – was ist besser für Angebote?
Excel ist besser für Angebote mit vielen Positionen und automatischer Kalkulation. Word eignet sich für kurze, textlastige Angebote. Ideal ist aber weder Word noch Excel – moderne Tools generieren Angebote automatisch und exportieren direkt als PDF.
Was kostet eine professionelle Angebotssoftware?
Klassische Handwerkersoftware kostet 30–150 € pro Monat, oft mit langen Vertragslaufzeiten. AngebotHero kostet 0 € für die ersten 3 Angebote – danach gibt es ein günstiges Abo. Kein Vertrag, monatlich kündbar.
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